Jakie zalety będzie miał elektroniczny obieg faktur w porównaniu z typowym rejestrowaniem dokumentów.

Tradycyjny obieg faktur zakupowych w firmie często może rodzić różnego rodzaju problemy. W pierwszej kolejności wymaga dość sporej pracy ludzi z kilku działów, lecz również jest czasem powodem dużego zamieszania. Faktury dostarczane są do firmy różnymi drogami. Część z nich jest dostarczana wraz z towarem do działu zakupów albo magazynu, część dochodzi listownie do sekretariatu, a część księgowość dostaje bezpośrednio na maila. Takie zróżnicowanie miejsc sprawia, że dokumenty często wędrują niepotrzebnie pomiędzy działami, niekiedy się gubią i tak naprawdę jest z nimi spore zamieszanie.

dokumenty

Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com

Nawet najlepiej zorganizowana obsługa faktur w wersji tradycyjnej może nie ustrzec od tych problemów, a poza tym zabiera sporo czasu pracowników, którzy mogliby zrobić coś innego zamiast poszukiwać zagubionych papierów – tutaj o obsłudze faktur. Z tego też powodu firmy coraz częściej decydują się na usprawnienie w jakiś sposób procesów wiążących się z rejestracją i przetwarzaniem faktur zakupowych, a ze wsparciem będą im przychodzić najnowsze technologie.

Jednym z bardzo chętnie wybieranych rozwiązań o takim charakterze są programy do elektronicznej obsługi i archiwizacji dokumentów. Wszystkie faktury na papierze, jakie się pojawią w firmie są w pierwszej kolejności poddane skanowaniu i przerobione na postać cyfrową. Realizowane to jest na specjalnych skanerach, które umożliwiają odczytywanie tekstu z wydrukowanych kartek. Aktualnie rozpoznanie faktur jest bardzo zaawansowane, nowoczesne algorytmy doskonale sobie radzą z tekstem a skuteczność ich wynosi nawet do dziewięćdziesięciu procent – wejdź. Dzięki temu zmniejsza się znacząco ilość pracy ludzkiej, przy jednoczesnym zapewnieniu należytej jakości. Brakujące dziesięć procent nieprzeczytanych dokumentów jest wykonywane przez ludzi, a następnie tak opracowane faktury trafiają dalej.

Zrobić między innymi można integrację z programem księgowym, do jakiego zostaną załadowane całościowe informacje o zakupach, wraz ze skanem faktury. Dzięki temu wszystko od razu będzie widoczne dla wszystkich zainteresowanych działów, i tak naprawdę od momentu zeskanowania można będzie dalej z dokumentem pracować.